وظيفة مسؤول المشتريات هي مسؤولية مهمة في أي منظمة تعتمد على العمليات التجارية والتوريد لتلبية احتياجاتها.
يقوم مسؤول المشتريات بإدارة وتنفيذ استراتيجيات المشتريات وعمليات الشراء للحصول على المواد والسلع والخدمات التي تلبي احتياجات المنظمة بأفضل جودة وبأقل تكلفة ممكنة.
فيما يلي وصف وظيفي مبسط لمسؤول المشتريات:
تحليل الاحتياجات: يقوم مسؤول المشتريات بتحليل احتياجات المنظمة من المواد والسلع والخدمات المختلفة. يعمل على فهم متطلبات الإنتاج والعمليات والمشاريع المستقبلية للمنظمة.
وضع استراتيجية المشتريات: يقوم مسؤول المشتريات بوضع استراتيجية شاملة لعمليات المشتريات تتضمن المعايير والسياسات والإجراءات التي يجب اتباعها. يهدف هذا الاستراتيجية إلى ضمان توفير المواد والسلع والخدمات بشكل فعال وفي الوقت المناسب.
تقييم واختيار الموردين: يقوم مسؤول المشتريات بتقييم الموردين المحتملين واختيار الأفضل من بينهم. يقوم بتحليل سجلات الموردين والتعاقدات السابقة وتقييم أداء الموردين الحاليين. يهدف ذلك إلى ضمان تعاون مع موردين موثوقين وذوي جودة عالية.
إجراء عمليات الشراء: يتولى مسؤول المشتريات عمليات الشراء الفعلية بناءً على الاحتياجات المحددة والميزانية المتاحة. يقوم بإعداد طلبات الشراء وإرسالها إلى الموردين المحددين ومتابعة التفاوض والتعاقد معهم.
إدارة العلاقات مع الموردين: يقوم مسؤول المشتريات ببناء وإدارة علاقات مستدامة مع الموردين. يعمل على تطوير عقود وشروط ملائمة ومنصفة للطرفين وحل أي مشاكل أو خلافات تنشأ خلال العملية.
مراقبة المخزون والتكاليف: يقوم مسؤول المشتريات بمراقبة مستويات المخزون وضمان توفر المواد والسلع والخدمات في الوقت المناسب. يعمل أيضًا على مراقبة التكاليف والمصروفاتالتي ترتبط بعمليات المشتريات والتأكد من الامتثال للميزانية المحددة.
متابعة التطورات في سوق الموردين: يقوم مسؤول المشتريات بمتابعة التطورات والاتجاهات في سوق الموردين. يبحث عن فرص جديدة وحلول مبتكرة لتحسين عمليات المشتريات وتحقيق توفير في التكاليف أو تحسين جودة المواد والسلع والخدمات.
إعداد التقارير: يقوم مسؤول المشتريات بإعداد التقارير الدورية والتحليلات المتعلقة بأداء عمليات المشتريات. يقوم بتقديم البيانات والمعلومات ذات الصلة للإدارة العليا لمساعدتهم في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
بشكل عام، يتطلب دور مسؤول المشتريات مهارات قيادية قوية، قدرة على التفاوض واتخاذ القرارات، القدرة على التعامل مع الأرقام والتحليل، التنظيم وإدارة الوقت، ومهارات اتصال فعالة.
كما يجب أن يكون لدى مسؤول المشتريات معرفة عميقة بعملية المشتريات ومفاهيم إدارة سلسلة التوريد وقوانين الشراء والتوريد في البلد أو القطاع الذي يعمل فيه.